Schlüsselverzeichnisse

Die für die jeweiligen Landesstatistiken oder für die Arbeit in DaVinci und Magellan notwendigen Schlüssel werden als Dateien mit der Endung .KEYS per Serviceupdate von STÜBER SYSTEMS zur Verfügung gestellt. In einigen Bundesländern gibt es darüber hinaus Import für Betriebe und Schulen, die über das Magellan-Importformat eingelesen werden können.

Wichtig

Stellen Sie bitte vor dem Import der Schlüsselverzeichnisse sicher, dass die aktuellsten Versionen von Magellan oder DaVinci auf dem Server und den Arbeitsplatzrechnern installiert sind.

DaVinci-Import

Per Serviceupdate werden auf Ihrem Rechner importierbare Schlüsseldateien hinterlegt. Um die Inhalte dieser Dateien in DaVinci nutzen zu können, führen Sie bitte die nachfolgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie DaVinci und wechseln in die Ansicht Extras > SchlüsselVerzeichnisse.
2. Rufen Sie per Doppelklick das zu füllende Schlüsselverzeichnis auf, im Beispiel haben wir die "Lehrer-Soll-Änderungsgründe" gewählt.
3. Wählen Sie Importieren, verweisen Sie auf die entsprechende Importdatei und bestätigen den Dialog.

Magellan-Import

Allgemeine Schlüsselverzeichnisse importieren

Per Serviceupdate werden auf Ihrem Rechner importierbare Schlüsseldateien hinterlegt. Um die Inhalte dieser Dateien in Magellan nutzen zu können, führen Sie bitte die nachfolgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie das Modul Magellan- Administrator und wählen die Ansicht Datenaustausch > Kataloge (Schlüsselverzeichnisse) importieren.
2. Wählen Sie Berlin, Ihre Schulart und Ihren Mandanten aus und importieren einen ausgewählten oder alle mitgelieferten Kataloge.

Postleitzahlverzeichnisse aktualisieren

Einige Werte im Verzeichnis Postleitzahlen können sich durch Gebietsrefomen verändern, ob das für das aktuelle Jahr in Ihrer Region notwendig ist, wird im jeweiligen Regionalabschnitt beschrieben. daher muss bitte das Postleitzahlverzeichnis neu importiert werden und anschließend die Synchronisierung der Postleitzahlen und Ort der Schüler mit den Inhalten des Postleitzahlverzeichnisses durchgeführt werden.

Folgende Schritte sind notwendig:

1. Postleitzahlverzeichnis importieren
2. Gemeinden synchronisieren
3. Vollständigkeit der Gemeindekennziffern für Schüler überprüfen

Postleitzahlverzeichnis importieren

1. Prüfen Sie bitte, ob in Ihrem Schulnetzwerk die aktuellste Ausgabe eingesetzt wird.
2. Öffnen Sie anschließend bitte im Magellan-Administrator den Punkt Datenaustausch > Postleitzahlverzeichnis und Banken importieren.
3. Wählen Sie im Assistenten für für folgendes Land den Wert Berlin (nicht Deutschland!) aus und für importiere folgenden Katalog bitte alle Kataloge. Starten Sie den Assistenten über die Schaltfläche Fertigstellen.

Gemeinden synchronisieren

Wenn das Einlesen der Postleitzahlen abgeschlossen ist, müssen die neuen Einträge im Verzeichnis mit den bestehenden Werten der Schüler, Lehrer, Schulen, Sorgeberechtigten und Betriebe abgeglichen werden. Dabei wird die Postleitzahl und der Ort des jeweiligen Datensatzes (je Schüler, Lehrer usw.) mit den Inhalten des Postleitzahlverzeichnisses verglichen und falls eine Übereinstimmung vorliegt mit der Gemeindekennziffer ergänzt.

1. Wählen Sie bitte im Magellan-Administrator den Punkt Datenbankpflege > Gemeinden synchronisieren aus.
2. Starten Sie die Aktion per Doppelklick oder über das Dreieck in der Menüleiste.

Vollständigkeit der Gemeindekennziffern für Schüler überprüfen

Sollte anhand der Postleitzahl und des Ortes zwischen den Schülern und dem Postleitzahlverzeichnis keine Übereinstimmung festgestellt werden, bekommt der Schüler keine Gemeindekennziffer zugewiesen. In der Regel genügt die Korrektur des Schülerortes oder der Schüler-PLZ und ein erneuter Durchlauf des Gemeinden synchronisieren. Damit Sie einen Überblick haben, für welchen Schüler die Zuweisung nicht gelungen ist, finden Sie in Magellan > Mandanten > Mandant markieren > Drucken den Prüfbericht "Mandant (Ausgabe Schueler ohne Gemeindekennziffer).rpt". Rufen Sie pro Halbjahr diesen Bericht auf, es werden nur Schüler gezeigt, denen keine Gemeindekennziffer zugeordnet werden konnte.