Sachsen

SaxSVS-BBS ist eine Webanwendung für statistische Betrachtungen an sächsischen Berufsbildenden Schulen. Alle schulischen Statistiken werden über diese Webanwendung erstellt. Da in SaxSVS nicht alle Bereiche abgedeckt werden können, soll eine Schnittstelle eine doppelte Eingabe der Schülerdaten zwischen Magellan und SaxSVS überflüssig machen. Die Schnittstelle basiert auf festgelegten Schlüsseln, die an die amtliche Schulstatistik Phönix angelehnt sind.

Diese Dokumentation beschreibt die für Sächsische Schulen spezifischen Funktionen in Magellan in Ergänzung zur allgemeinen Magellan-Dokumentation.

Lizenz

Bitte beachten Sie, seit Magellan 7 haben wir unser Angebot von der jährlich angebotenen Lizenz (bisher veröffentlicht "LANDESSTATISTIK") auf einen Nutzungsvertrag um. Dieser Vertrag beinhaltet die Nutzung, Pflege, Weiterentwicklung und den Support der Magellan Schnittstelle zu verschiedenen Anbietern. Bitte beachten Sie, dass diese Nutzungsverträge nicht den Magellan Support- und Softwarepflegevertrag ersetzen. Die jährlich neue Lizenz kann mit der jeweils neuesten Ausgabe von Magellan verwendet werden, wir weisen darauf per Newsletter hin. Wenn Sie einen Nutzungsvertrag abgeschlossen haben, senden wir Ihnen die neue Lizenz und weitere Informationen per Mail zu.

Einführung

Die SaxSVS-BBS Schnittstelle wird über eine definierte Schnittstellendatei im XML-Format bedient. Diese Datei dient sowohl dem Export als auch dem Import von und nach Magellan, sowie SaxSVS-BBS. In den nachfolgenden Abschnitten beschreiben wir die Voraussetzungen und Schritte zur Erstellung der jeweiligen Schnittstellendatei, bzw. zum Import von Daten aus einer Schnittstellendatei.

Das XML-Dateiformat

Die Schnittstelle importiert und exportiert eine Datei im XML-Format. Dies bedeutet Sie erhalten eine strukturierte Textdatei nach vorgegebenem Format. Allgemeine Informationen zum grundsätzlichen Verständnis von XML-Dateien finden Sie auf z.B. auf Wikipedia.

Hier ein kleiner Ausschnitt aus der SaxSVS-Schnittstelle:

<saxsvs-bbs xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/XMLSchema/saxsvs-bbs-2.3.xsd" zeit="TDateTime Today (2020-03-17T09:30:47-05:00)"  schuljahr="Zeitraeume.Ausdruck2 (2019/2020)" dienststelle="Mandanten.Schulnummer">
  <schueler extern_id="Schueler.ID">
    <an_vname>Schueler.Vorname</an_vname>
    <an_name>Schueler.Nachname</an_name>
    <an_gebdat>Schueler.Geburtsdatum (YYYY-MM-DD)</an_gebdat>
    <an_gebort>x</an_gebort>
    <an_geschlecht schluessel="K101" extern_id="1">männl.</an_geschlecht>
    <al_kennziffer>SchuelerAusbildung.Bildungsgang</al_kennziffer>
    <al_schulart schluessel="S0502" extern_id="110">BS/BS</al_schulart>
    <al_status schluessel="S1920" extern_id="1">Auszubildender/Schüler</al_status>
    <al_zeitform schluessel="S1832" extern_id="1">v</al_zeitform>
    <al_abschl_dat>Schueler.VoraussichtlichesEnde (2016-01-01)</al_abschl_dat>
    <al_laufb_kl>SchuelerLaufbahn.Klasse (BK19A)</al_laufb_kl>
  </schueler>
</saxsvs-bbs>

XML-Dateien prüfen

Ein Vorteil von XML-Dateien ist, dass diese über eine weitere Datei, genannt Schemadatei (Dateiformat .XSD) geprüft werden kann. Das Schema gibt vor, wie eine XML-Datei auszusehen hat und z.B. welche Werte grundsätzlich erlaubt sind. Die Schemadatei für die SAXSVS-Schnittstelle finden Sie hier. Um die fertige XML-Datei mit der Schemadatei prüfen zu können, benötigen Sie ein entsprechendes Programm, z.B. XML-Spy oder ähnliches. Es gibt auch Online-Prüfungen, in denen Sie den Text der XML-Datei kopieren können und den Link zur Prüfdatei im Netz angeben (Achten Sie auf den Datenschutz bei Prüfungen im Internet). Die Prüfungen geben üblicherweise recht gute Fehlerbeschreibungen aus, wenn etwas in der XML-Datei nicht stimmt. STÜBER SYSTEMS hat auch eine einfache automatische Prüfung eingebaut, die über den MSXML-Parser angeboten wird. Die Ausgaben der Fehlerbeschreibungen sind allerdings von Hause aus etwas kryptisch und können nur einen Anhaltspunkt geben.

Lizenz

Die Lizenz zum Ausspielen der Schnittstellendatei aus Magellan wurde erstmalig 2018 vom Kultusministerium für die teilnehmenden Berufsschulen zur Verfügung gestellt und beinhaltet lediglich das Ausspielen der zum Zeitpunkt 2018 definierten Schnittstelle.

Im Laufe der Entwicklung wurden 2019 weitere Anforderungen an die Schnittstelle gestellt, wie dem Import der Daten nach Magellan 7. Für diese und zukünftige Weiterentwicklung der Schnittstelle muss die Lizenz entsprechend jährlich erneuert werden. Die Lizenz enthält somit die Pflege, Weiterentwicklung und den entsprechenden Support der Schnittstelle für jeweils ein Jahr.

Notwendige Schritte

Schlüsselpflege

Schlüsselpflege (Einlesen, kontrollieren und ggfs. anpassen der Statistikschlüssel)

Export

Dateiname	Abkürzung	Kapitel	Lizenz	Inhalt
SAXSVS.XML	SAXSVS	Datenpflege zum Export der SAXSVS.XML	2020	Aktuelle und abgegangene Schüler des laufenden Schuljahres
SAXSVS-A.XML	SAXSVSA	Datenpflege zum Export der SAXSVS.XML	2020	Abgegangene Schüler zum Schuljahresende des vorigen Schuljahres

Voraussetzungen für den Export

Wichtig

SAXSVS benötigt Daten aus dem aktuellen Schuljahr. Aus Magellan Sicht können dies max. Daten aus dem 1. HJ und 2. HJ sein. Das aktuelle Schuljahr berechnet sich anhand des Exportdatums und der Von- und Bis-Daten des Magellan-Zeitraums (1.HJ vom 01.08-31.01 und 2.HJ vom 01.02 -31.07). Wenn sich der Export im 1.HJ befindet so werden Sie in der Exportdatei auch nur Daten aus dem 1. HJ des aktuellen Schuljahres finden. Wenn der Export im 2. HJ ausgeführt wird, so werden Sie in der Exportdatei Daten aus beiden Halbjahren finden.

Wichtig

Beim Export der Abgängerdatei wird das vorangegangene Schuljahr ermittelt. Dazu zeigt der Assistent unter ' Export > Export > SAXSVS > SAX-SVS Abschlüsse/Abgänger (BBS) > Weiterim FeldStichtag` das Systemdatum an. Dieses Datum wird im neuen 1.Schulhalbjahr vermutet, von diesem Datum ausgehend wird das vorangegangene Schuljahr ermittelt. Ab Version 8.0.11: Sollte das Systemdatum noch dem laufenden Schuljahr, also ein Termin vor dem 01.08 sein, können Sie den Stichtag auch manuell an passen.

Damit die Schnittstellendatei korrekt erstellt und gefüllt werden kann, müssen in Magellan bestimmte Datenfelder immer gefüllt werden. Ist einer der Felder nicht gefüllt wird der Export nicht durchgeführt.

Titel	Inhalt
Feld	Klassen > Daten > Statistikkürzel
Beschreibung	Bitte geben Sie in diesem Feld das Klassenkürzel ein. Schüler aus Klassen ohne Statisitkkürzel werden für den Export nicht berücksichtigt.

Ohne Angaben zur Ausbildung beim Schüler wird der Schüler nicht in die XML-Datei gespielt und Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis beim Durchlauf. Alle folgenden Felder der Ausbildung müssen gepflegt sein, sind damit Pflichtfelder. Dies gilt auch für Schüler die in SAXSVS zum Löschen markiert werden sollen.

Titel	Inhalt
Feld	-
Beschreibung	Schüler > Ausbildung > Aktuelle Ausbildung Sie müssen dem Schüler für den zu exportierenden Zeitraum eine aktuelle Ausbildung zuweisen. Schüler ohne eine aktuelle Ausbildung im Exportzeitraum werden nicht berücksichtigt.
Feld	<schueler extern_id>
Beschreibung	Schüler > Ausbildung > GUID Wenn Sie zum ersten mal in Magellan 7 den Export durchlaufen, dann existieren noch keine GUIDs für bestehende aktuelle Ausbildungen. Diese werden dann angelegt und in der Datenbank gespeichert.
Feld	<al_kennziffer extern_id>
Beschreibung	Schüler > Ausbildung > Bildungsgang Der Bildungsgang bzw. Beruf des Schülers in der aktuell eingestellten Ausbildung.
Feld	<al_schulart extern_id>
Beschreibung	Schüler > Ausbildung > Schulform Die Schulart des Schülers in der aktuelle eingestellten Ausbildung.
Feld	<al_zeitform extern_id>
Beschreibung	Schüler > Ausbildung > Organisation Die Organisationform der aktuell eingestellten Ausbildung.

Wichtig

Bildungsgang, Schulform und Organisation können auch per Sammelzuweisung zugewiesen werden.

Import

Dateiname	Abkürzung	Kapitel	Lizenz	Inhalt
SAXSVS.XML	SAXSVS	Import SAXSVS.XML	2024	Vagabunden

Voraussetzungen für den Import

Damit die Schnittstellendatei korrekt eingelesen und die Daten nach Magellan importiert werden können, muss die Schnittstellendatei einige Mindestangaben enthalten. In Magellan müssen bereits die Schlüssel in den Katalogen vorhanden sein, auf die in der Schnittstellendatei verwiesen wird. Fehlen diese Angaben, wird der Schüler nicht importiert.

Wichtig

Wenn die Kataloge nicht die korrekten Schlüssel enthalten, dann können Sie davon ausgehen, dass somit kein Schüler aus der Schnittstellendatei importiert wird.

Titel	Inhalt
Feld	<schueler extern_id>
Beschreibung	GUID des Schülers für seine Ausbildung.
Feld	<an_vname>
Beschreibung	Vorname des Schülers.
Feld	<an_name>
Beschreibung	Nachname des Schülers.
Feld	<an_gebdat>
Beschreibung	Geburtsdatum des Schülers.

Liste der vom Import betroffenen Kataloge:

Katalog	Feld(er)
Abgangsarten	<abbruch extern_id>
Abschlussarten	<absch_art_zusatz extern_id>
Abschlüsse (Intern)	<absch_art extern_id>
Abschlüsse (Extern)	<av_abs_zeugnis extern_id> <av_bbs_zeugnis extern_id>
Behinderungsarten	<af_behart extern_id>
Bildungsgänge	<al_kennziffer extern_id>
Fächer	<al_fremd_fs1 extern_id> <al_fremd_fs2 extern_id> <al_fremd_fs3 extern_id>
Fehlgründe	<an_abw_grund extern_id>
Förderungen	<al_laufb_bgut extern_id>
FoerderSchwerpunkte	<al_mfoerdersw extern_id> <af_schwaeche extern_id> <af_int extern_id>
Organisationen	<al_zeitform extern_id>
SchuelerMerkmale	<al_status extern_id>
Schulformen	<al_schulart extern_id>
SchulformenHerkunft	<av_abs_schart extern_id> <av_bbs_schart extern_id>
Förderbedarf	<migration>
Staatsangehörigkeiten	<an_staatsang_1 extern_id> <an_staatsang_2 extern_id> <as_staat extern_id>

Besonderheiten

2021/2022

Fremdsprachen

Es wird unterschieden zwischen

1. Ausspielen abgegangene Schülerdatei (Quelle: Daten3 > Fremdsprachenfolge)
2. Ausspielen aktuelle Schülerdatei (Quelle:Vergleich zwischen den Schüler > Zeugnis Fächer des 1. und ggfs. 2.Halbjahres und den Einträgen unter Daten3 > Fremdsprachenfolge)

Rufen Sie die Erstellung der Statistikdatei für aktuelle Schüler aus dem zweiten Halbjahr auf, vergleichen wir im ersten Schritt die Fachdaten des 1.Halbjahres mit der Fremdsprachenfolge. Werden passende Einträge gefunden, werden diese gemerkt und die Fachdaten des 2.Halbjahres mit der Fremdsprachenfolge verglichen. Werden weitere passende Einträge gefunden, werden die Treffer (Beispiel: Eng als 1.Fremdsprache unter Daten3 und auch Eng unter Schüler > Zeugnis > Fächer) aus dem 1. und dem 2. Durchlauf als Fremdsprachen ausgespielt.