Schlüsselpflege

Um die vom Ministerium auswertbaren Daten liefern zu können, müssen in der Datenbank vorgegebene Schlüsselwerte verwendet werden. Damit Ihre Datenbank diese Werte enthält, sind folgende Schritte nötig:

1. Statistikschlüssel importieren
2. Kontrolle und ggfs. Anpassen der Schlüsselverzeichnisse

Folgende Schlüsselverzeichnisse sind als Kataloge zum Import verfügbar

Relevante Schlüssel für SaxSVS kommen vom Ministerium. Alle anderen werden von STÜBER SYSTEMS zur Verfügung gestellt.

Katalog	Verzeichnis	Schulart	Eingabe relevant für
00_Behinderungsarten.keys	Behinderungsarten	ABS/BBS	SaxSVS
00_Fachstati.keys	Fachstati	ABS/BBS	Magellan
00_Faecher.keys	Fächer	ABS/BBS	Magellan
00_FoerderSchwerpunkte.keys	Förderschwerpunkte	ABS/BBS	SaxSVS
00_Foerderungen.keys	Förderungen	ABS/BBS	SaxSVS
00_Klassenstufen.keys	Klassenstufen	ABS/BBS	Magellan
00_Konfessionen.keys	Konfessionen	ABS/BBS	Magellan
00_Noten.keys	Noten	ABS/BBS	Magellan
00_Sprachreferenzen.keys	Sprachreferenzen	ABS/BBS	Magellan
00_Staatsangehoerigkeiten.keys	Staatsangehörigkeiten	ABS/BBS	SaxSVS
00_Unterrichtsarten.keys	Unterrichtsarten	ABS/BBS	Magellan
AS_SchulformenHerkunft.keys	Schulformen (Herkunft)	ABS	Magellan
BS_Abgangsarten.keys	Abgangsarten	BBS	SaxSVS
BS_AbschluesseExtern.keys	Abschlüsse (Extern)	BBS	SaxSVS
BS_AbschluesseIntern.keys	Abschlüsse (Intern)	BBS	SaxSVS
BS_Abschlussarten.keys	Abschlussarten	BBS	SaxSVS
BS_Abwesenheitsgruende.keys	Abwesenheitsgründe	BBS	SaxSVS
BS_Bildungsgaenge.keys	Bildungsgänge	BBS	SaxSVS
BS_Organisationen.keys	Organisationen	BBS	SaxSVS
BS_SchuelerMerkmale.keys	Merkmale (Schüler)	BBS	SaxSVS
BS_Schulformen.keys	Schulformen	BBS	SaxSVS
BS_SchulformenHerkunft.keys	Schulformen (Herkunft)	BBS	SaxSVS
BS_SopaedFoerderungen.keys	Förderbedarf	BBS	SaxSVS

Statistikschlüssel einlesen

Bitte importieren Sie die Schlüssel nach anstehender Anleitung!

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Ausgabe von Magellan 7 einsetzen!
2. Öffnen Sie das Modul Magellan- Administrator und wählen die Ansicht Datenaustausch > Kataloge (Schlüsselverzeichnisse)importieren.
3. Wählen Sie Sachsen, Ihre Schulart und Ihren Mandanten aus und importieren einen ausgewählten oder alle mitgelieferten Kataloge.

Import der mitgelieferten Magellan-Schlüssel

Wenn Sie Magellan im Alltag einsetzen haben Sie bereits Schlüssel in Ihrer Datenbank verwendet, für die Sie eigene oder keine Werte in der Spalte Schlüssel eingetragen haben. Durch diese eigenen Werte haben wir nicht die Möglichkeit beim Import der neuen Schlüssel diese mit Ihren Schlüsseln abzugleichen. Es muss mindestens beim ersten Statistikdurchlauf (ab dem nächsten Jahr können dann Schlüssel erkannt werden) ein manuelle Nacharbeit erfolgen. Bitte lesen Sie dazu den nächsten Abschnitt!

Erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Einlesen des Verzeichnisses Bildungsgaenge, lesen Sie bitte weiter unten den Abschnitt Probleme beim Schlüsselimport!

Kontrolle und Anpassung der Schlüsselverzeichnisse

Beim Import der Schlüssel gibt es einen Ablauf, der gewähren soll, dass die Wahrscheinlichkeit einen inaktuellen oder verkehrten Schlüssel im Alltag zu verwenden, minimiert wird.

Einleseprozess

1. Alle noch nie verwendeten Schlüsselzeilen werden gelöscht.
   Übrig bleiben nur die Zeilen, die Sie bereits einmal verwendet haben.
   Diese Zeilen können jetzt für die Statistik richtig oder auch verkehrt sein.
2. Alle übrigen Zeilen werden als inaktive Schlüssel gekennzeichnet.
   Zur Erklärung: Jedes Verzeichnis hat die Spalten von und bis. In diesen Spalten kann man ein Datum eintragen, das wird bei der Anzeige mit dem ausgewählten Zeitraum in Magellan verglichen und der Schlüssel wird demnach mit unterschiedlich farbigem Symbol in der Programmoberfläche gezeigt. Inaktive Schlüssel werden zusätzlich ans Ende der Liste sortiert.
3. Als nächstes wird ein Schlüssel aus dem Importkatalog anhand seines Schlüsselwerts (Inhalt der Spalte Schlüssel und/oder Kürzel) mit den im Verzeichnis noch enthaltenen Schlüsseln verglichen. Werden Zeilen erkannt (gleicher Schlüsselwert), wird der Schlüssel (oder werden die Schlüssel, es dürfen auch mehrere Zeilen existieren) wieder aktiviert, das heißt der oder die Schlüsselzeilen werden als aktive Schlüssel dargestellt.
   Ist keine Zeile mit dem verglichenen Schlüssel im Verzeichnis vorhanden, wird die Schlüsselzeile im Verzeichnis mit angelegt - ist aber bislang nirgendwo im Programm mit einem Datensatz verbunden.

Ihre Schlüsselwerte an Vorgaben des Ministeriums anpassen

Um Ihre verwendeten Schlüsseldatensätze auf die Vorgaben des Ministeriums anzupassen, ist noch manuelle Nachpflege erforderlich:

1. Nach dem Einlesen öffnen Sie bitte jedes SAXSVS-relevante Verzeichnis (Liste der SAXSVS-relevanten Schlüsselverzeichnisse).
2. Sortieren Sie die Schlüssel nach dem Bis-Datum, so das Zeilen mit einem Bis-Datum oben angeordnet sind.
3. Sind Schlüssel mit einem Eintrag vorhanden?
   Dann müssen diese Datensätze jetzt noch editiert werden.
   Es handelt sich vermutlich um Werte, die Sie in der Datenbank bereits verwendet haben, die aber nicht den korrekten Schlüsselwert haben.
   
   Bitte löschen Sie nicht diese Schlüssel!
4. Wenn Ihr Schlüssel nicht erkannt wurde und daher als inaktiv erkannt wurde, dann hat der Einleseprozess in der Liste, die Sie gerade geöffnet haben, auch den korrekten Schlüssel ergänzt.
   Bitte schauen Sie nach, kopieren den Wert aus dem Feld Schlüssel und geben Sie diesen Wert für Ihren Schlüssel im Feld Schlüssel ein.
5. Entfernen Sie anschließend das Bis-Datum für diese Zeile und gehen für die weiteren Zeilen genauso vor.
6. Wenn Sie die SAXSVS-relevanten Verzeichnisse geprüft und entsprechend angepasst haben, lesen Sie bitte die Schlüssel erneut ein!
   
   Überzählige Schlüsseldatensätze werden dann wieder entfernt und Sie erhalten bei eventuell übersehenden Zeilen erneut ein Bis-Datum als Zeichen, das hier noch etwas korrigiert werden müsste.
   Ist nach dem Einlesen kein Bis-Datum mehr gefüllt, sind Ihre Schlüsselwerte korrekt und auch Ihren Schülern zugeordnet.
   Mit dieser Schlüsselbasis können dann auch im nächsten Jahr die Schlüssel einfach nur importiert werden, die manuelle Nacharbeit entfällt.

Probleme beim Schlüsselimport

Die Kürzel aus den Verzeichnissen Schulformen, Klassenstufen und Organisationen werden auch indirekt, also als Verweis, im Verzeichnis Bildungsgänge benötigt, da einzelnen Bildungsgängen schon weitere Verweise auf andere Verzeichnisse zugeordnet wurden.

Beispiel: Bildungsgänge in Vollzeit haben in der Spalte Organisation ein "v", Teilzeitbildungsgänge ein "t" zu stehen.

Verzeichnis `Bildungsgänge`

Beim Import kann es zu Fehlermeldungen kommen. Hintergrund ist, wir prüfen die Schlüsselwerte beim Einlesen, ändern nie ein Kürzel. Kürzel sind generell dafür da, dass Schulen Ihre Daten nach eigenen Vorstellungen per Kürzel kennzeichnen. Ist der Schlüssel in Ihrer Datenbank vorhanden, Sie verwenden aber ein anderes Kürzel für den Wert, gelingt der Verweis zwischen Verzeichnissen nicht.

Erscheint eine Meldung zu den Organisationen, den Schulformen oder den Klassenstufen beim Einlesen der Bildungsgänge, schauen Sie bitte in Ihre Datenbank im entsprechenden Verzeichnis nach. Sie haben sicher schon Werte eingetragen und verwendet, dabei auch schon durchaus korrekt den Schlüsselwert gefüllt. Aber vielleicht das Kürzel anders gewählt, als es für den Verweis auf das Bildungsgangverzeichnis benötigt wird. Die Meldung gibt den "Problemwert" aus. Bitte passen Sie das Kürzel in Ihren Verzeichnissen auf die nachstehenden Vorgaben an.

Organisationen

Kuerzel	Schluessel	Bezeichnung
v	1	Vollzeit
t	2	Teilzeit

Schulformen

Kuerzel	Schluessel	Bezeichnung
BS/BS	110	Berufsschule
BS/BGJ	111	Berufsgrundbildungsjahr
BS/BVJ	115	Berufsvorbereitungsjahr
BS/BvB	04	BvB
BS/EQ	05	Einstiegsqualifizierung
BS/VKl	06	Vorbereitungsklasse
BS/gBVJ	07	gestr. BVJ
FOS/FOS	140	Fachoberschule (zweijährig)
FOS12L (v)	14	Fachoberschule 12L Vollzeit
FOS12L (t)	15	Fachoberschule 12L Teilzeit
BFS (v)	120	Berufsfachschule
BFS (t)	20	Berufsfachschule TZ
FS/FS (v)	150	Fachschule
FS/FS (t)	24	Fachschule TZ
BGY	130	Berufliches Gymnasium
BS-F/BS	119	Berufsschule (berufsbildende Förderschule)
BS-F/BGJ	181	Berufsgrundbildungsjahr (berufsbildende Förderschule)
BS-F/BVJ	185	Berufsvorbereitungsjahr (berufsbildende Förderschule)
BS-F/BvB	11	BvB-rehaspezifisch
BS-F/kBVJ	12	koop. BVJ (berufsbildende Förderschule)
BFS-F/BFS	129	Berufsfachschule (berufsbildende Förderschule)

Klassenstufen

Kuerzel	Schluessel	Bezeichnung
KL11	12	Klassenstufe 11
JG12	13	Jahrgangsstufe 12
JG13	14	Jahrgangsstufe 13
VKA	500	Vorstufe Migranten
BGJ	502	Berufsgrundbildungsjahr
AJ1	510	Ausbildungsjahr 1
AJ2	520	Ausbildungsjahr 2
AJ3	530	Ausbildungsjahr 3
AJ4	540	Ausbildungsjahr 4